Mijn aanpak
Vrijwel elke opdracht voor een nieuwe opdrachtgever begint met een assesment of maturity scan. Een IT maturity scan is een vorm om de volwassenheid van de totale IT omgeving (mensen, middelen en processen) in kaart te brengen. Het bestaat net als een second opinion uit verschillende inventarisaties en interviews.
Episteem heeft een eigen methode ontwikkeld om snel zo’n scan uit te voeren en resultaat te kunnen leveren. Deze methode heeft de naam Episteem Maturity Model for ICT gekregen.
Het Episteem Maturity Model for ICT (EMMI) dat ik gebruik is een afgeleide van het Capability Maturity Model (CMM) van CM-CEI. Dit model is van oorsprong een organisatorisch model dat vijf opeenvolgende stadia (niveau’s of fasen) beschrijft waarin een bepaald proces in een organisatie wordt beheerd. Het eerste CMM werd gemaakt voor het ontwikkelen van software maar het CMM kan ook voor andere processen of IT onderdelen worden toegepast zoals Beveiliging, Besturing, Techniek en Kosten.
Een CMM beschrijft per fase de eigenschappen die aan het proces of onderdeel ten grondslag liggen. De opeenvolgende fasen verschaffen dan een pad waarlangs het proces verbeterd kan worden. Een CMM vormt zo een gestructureerd systeem dat de kwaliteit bepaalt en verandering te weeg kan brengen om de kwaliteit te verbeteren.
Het EMMI dat ik gebruik kent de volgende vijf stadia:
1. Initieel: het proces is ad-hoc, chaotisch en nog niet vastgelegd,
2. Herhaalbaar: het basisproces is vastgelegd en er is een niveau van discipline om zich hieraan te houden,
3. Bepaald: alle processen zijn bepaald, gedocumenteerd, gestandaardiseerd en met elkaar geïntegreerd,
4. Gemanaged: de processen worden gemeten zodat sturing mogelijk is,
5. Geoptimaliseerd: de processen worden continue geïnnoveerd zodat het meest optimale proces kan ontstaan.
Gestructureerd werken met doelstellingen staat voor mij altijd voorop. Als je iets wilt veranderen doe je dit het beste volgens een bepaalde aanpak, liefst eentje die zich al een aantal keer heeft bewezen. Je bepaalt het vertrekpunt, definieert je doelstellingen waaraan de verandering moet voldoen, liefst gekoppeld aan scorecards en tenslotte maak je een plan om die veranderingen te realiseren. EMMI is in dit geval die gestructureerde aanpak. De ervaringen die je opdoet in een EMMI zijn herhaalbaar. Anders is er geen reden om ze te verbeteren. De ervaringen zijn ook overdraagbaar op anderen zodat ‘best-practices’ en kennisontwikkeling ontstaat. De EMMI wordt ook zelf steeds verder doorontwikkelt zodat telkens een optimale scan mogelijk is.
Het Episteem Maturity Model ICT onderzoekt de volgende negen onderdelen:
1. IT Governance – de totale besturing van ICT op zichzelf en de plaats die het inneemt in de organisatie.
2. Core Processes – de activiteiten waaraan een organisatie haar bestaansrecht ontleent en de wijze waarop men bewaakt, stuurt en innoveert.
3. Applications – de toepassingen die de organisatie gebruikt om de core processen te ondersteunen.
4. Infrastructure – de infrastructuur die nodig is om de applicaties te ondersteunen.
5. Security – de mate van beveiliging en veiligheid die wordt vereist en toegepast.
6. Service Management – de wijze waarop de ICT organisatie werkt en haar klanten ondersteunt.
7. Customers – welke rol vervullen klanten van de ICT organisatie in het ontwikkelen van ICT.
8. Knowledge – de wijze waarop kennis ten aanzien van ICT wordt ontwikkeld.
9. Costs – de wijze waarop wordt omgegaan met kosten en opbrengsten van ICT.
Door onderzoek te doen naar de stadia waarin elk van de negen processen zich bevinden, krijg je een beeld van de totale kwaliteit van ICT. Aan de hand van die plaatsbepaling kun je dan de stappen definiëren om de kwaliteit te verbeteren zodat gegroeid kan worden naar een volgende volwassenheidsfase. Overigens is het in dat geval belangrijk om eerst alle negen stadia in eenzelfde fase te krijgen.
Aan de hand van de scan kan een actieplan worden opgesteld om alle geconstateerde stadia op één lijn te krijgen. Uiteraard staat de haalbaarheid én de ambitie van een organisatie voorop bij het vaststellen van de lijn en het daaruit volgende actieplan. De scan die Episteem uitvoert bestaat dus uit de scan zelf (interviews en inventarisaties) en de rapportage, compleet met bevindingen, aanbevelingen, quick-wins en stappenplan om te verbeteren.